Czas trwania: 14.12.2021-13.01.2022
1. Niniejszy dokument ma za zadanie określać zespół wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych przez administratora
Grzegorza Kańdułę, prowadzącego działalność gospodarczą jako
Amooco Grzegorz Kańduła
z siedzibą we Wrocławiu,
adres: 53-111 Wrocław, ul. Ślężna 146/148
tel.: 737 964 166
Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
2. Przedmiotem polityki jest opis zasad ochrony danych wprowadzonych w Firmie.
3. Odpowiedzialnym za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest właściciel firmy.
4. Skróty i definicje:
Polityka – niniejsza Polityka ochrony danych osobowych
RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Dane – dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Dane szczególnych kategorii – dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
Dane karne – dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.
Dane dzieci – dane osób poniżej 16. roku życia.
Osoba – osoba, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Podmiot przetwarzający – organizacja lub osoba, której Firma powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. dostawca usług hostingowych, zewnętrzna księgowość).
Profilowanie – dowolna forma zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.
Eksport danych – przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Inspektor – Inspektor Ochrony Danych Osobowych.
RCPD – Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
Firma – Amooco Grzegorz Kańduła
5. OGÓLNE ZASADY OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W FIRMIE
5.1. Podstawowe zasady ochrony danych osobowych w Firmie:
1) Legalność – Firma przetwarza dane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście, dbając o ochronę prywatności.
2) Bezpieczeństwo – Firma zapewnia właściwy poziom bezpieczeństwa danych, zachowując ciągłość dbałości o ten aspekt podejmowanych czynności przetwarzania.
3) Prawa jednostki – Firma aktywnie działa w celu zapewnienia realizacji praw podmiotów danych.
4) Rozliczalność – Firma podejmuje starania, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.
5.2. Zasady ochrony danych
Firma przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad wyrażonych w art. 5 RODO:
– zgodnie z prawem;
– rzetelnie;
– w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;
– w konkretnych celach;
– nie więcej niż potrzeba;
– z dbałością o aktualność danych i ich prawidłowy zapis;
– nie dłużej niż potrzeba;
– zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych.
5.3. System ochrony danych
System ochrony danych osobowych w Firmie składa się z następujących elementów:
1) Analiza ryzyka przetwarzania danych w Firmie. Dokonano analizy ryzyk łączących się z czynnościami przetwarzania danych dokonywanymi przez administratora (a także w ramach zawartych umów powierzenia – przez procesorów), zbadano możliwości adekwatnego zabezpieczenia tych czynności przed wystąpieniem zdarzeń niepożądanych i dopasowano te zabezpieczenia, wdrażając je do ogólnego systemu działania Firmy. Stwierdzono, że użyte formy zabezpieczeń są wystarczające do obniżenia poziomu ryzyka związanego z przetwarzaniem do niskiego – możliwego do zaakceptowania.
2) Rejestr. Firma opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych, który jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Firmie.
3) Podstawy prawne. Firma zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, na bieżąco prowadzi analizę konieczności użycia konkretnych kategorii danych w celu wykonania niezbędnych z punktu widzenia prawa lub wymogów umowy czynności.
4) Obsługa praw jednostki. Firma spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
– przekazuje osobom wymagane prawem informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków;
– weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających;
– zapewnia odpowiednie procedury realizowania w terminach i w sposób wymagany w RODO żądań podmiotów danych oraz dokumentowania tego procesu;
– stosuje procedury pozwalające na zidentyfikowanie naruszenia ochrony danych oraz prawidłową obsługę takiego zdarzenia.
5) Minimalizowanie w procesach przetwarzania danych. Firma określiła zasady i metody minimalizowania w każdym zakresie przetwarzania danych, w tym zasady zarządzania prawidłowością danych; zasady zarządzania dostępem do danych; zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności.
6) Bezpieczeństwo. Firma dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka i stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych.
7) Przetwarzający. Firma przestrzega ustalonych zasad doboru przetwarzających dane na jej rzecz, określa wymogi co do warunków przetwarzania i weryfikuje wykonywanie umów powierzenia.
8) Eksport danych. Firma nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Liechtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych. W razie, gdy robią to współadministratorzy – czytelnie informuje o tym podmioty danych, dbając o weryfikację odpowiednich zabezpieczeń.
9) Firma uwzględnia konieczność oceny wpływu wprowadzanych zmian na ochronę danych, analizę ryzyka, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania inwestycji czy projektów będących źródłem tych zmian.
10) Przetwarzanie transgraniczne. Firma bada, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zna zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO.
6. INWENTARYZACJA
6.1. Dane szczególnych kategorii i dane karne
Firma identyfikuje przypadki przetwarzania danych szczególnych kategorii lub danych karnych oraz utrzymuje systemy działania zapewniające zgodność z prawem przetwarzania tych danych.
6.2. Dane niezidentyfikowane
Firma identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane.
6.3. Profilowanie
Firma nie dokonuje profilowania przetwarzanych danych.
6.4. Współadministrowanie
Firma identyfikuje możliwości zaistnienia współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z prawem. Czyni przy tym starania o jasne przedstawienie osobom zakresu współadministrowania oraz wywiązanie się z obowiązków wynikających dla Firmy z umowy współadministrownia.
7. REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH
7.1. Prowadzony przez Firmę RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę opisu przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację zasady rozliczalności.
7.2. RCPD stanowi Załącznik nr 1 do Polityki, jego treść ze względów bezpieczeństwa nie jest podawana do wiadomości publicznej.
8. PODSTAWY PRZETWARZANIA
8.1. Firma dokumentuje w RCPD podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
8.2. Wskazując w dokumentach ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, prawnie uzasadniony interes Firmy), dookreśla się podstawę w precyzyjny i czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody – wskazując jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, prawnie uzasadniony interes – wskazując konkretny cel, np. dochodzenie roszczeń.
9. SPOSÓB OBSŁUGI PRAW JEDNOSTKI I OBOWIĄZKÓW INFORMACYJNYCH
9.1. Firma dba o czytelność i rzetelność przekazywanych treści i metod komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
9.2. Firma ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z danych w Firmie, o wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu z administratorem w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp.
9.3. Firma dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
9.4. Firma wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych wykonywanych z uwzględnieniem i poszanowaniem przepisów.
9.5. Firma dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
10. OBOWIĄZKI INFORMACYJNE
10.1. Firma określa zgodne z prawem i skuteczne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
10.2. Firma informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
10.3. Firma informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
10.4. Firma informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej, jeżeli jest objęta tym obowiązkiem. W sytuacjach, gdy mu nie podlega – informuje o tym osobę, której dane dotyczą ze wskazaniem podstawy zwolnienia z obowiązku.
10.5. Firma określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam, gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
10.6. Firma informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
10.7. Firma informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
10.8. Firma informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
10.9. Firma informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
10.10. Firma bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
11. ŻĄDANIA OSÓB
11.1. Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Firma wprowadza procedury gwarantujące należytą ochronę praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste), Firma może się zwrócić do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
11.2. Nieprzetwarzanie. Firma informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
11.3. Odmowa. Firma informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
11.4. Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych Firma informuje osobę, czy przetwarza jej dane, oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO i udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących.
11.5. Kopie danych. Na żądanie Firma wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych.
11.6. Sprostowanie danych. Firma dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Firma ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Firma na żądanie tej osoby informuje osobę o odbiorcach danych.
11.7. Uzupełnienie danych. Firma uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Firma ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Firma nie musi przetwarzać danych, które są zbędne). Firma może polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
11.8. Usunięcie danych. Na żądanie osoby Firma usuwa dane, gdy:
(1) dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach,
(2) zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
(3) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
(4) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
(5) konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
Firma określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych, zapewniając efektywną realizację tego prawa z poszanowaniem zasad ochrony danych, a także weryfikując, czy nie zachodzą wyjątki z art. 17.3 RODO. Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały przez Firmę upublicznione, podejmowane są rozsądne działania, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.
W przypadku usunięcia danych Firma informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.9. Ograniczenie przetwarzania. Firma dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
a) osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) Firma nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
d) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Firmy zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania Firma przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.
Firma informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Firma informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.10. Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Firma wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Firmie, przetwarzane są na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych Firmy.
11.11. Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Firmę w oparciu o uzasadniony interes lub o powierzone jej zadanie w interesie publicznym, Firma uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po jej stronie ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
12. MINIMALIZACJA
Firma dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem ilości danych i zakresu przetwarzania w odniesieniu do celu ich przetwarzania, dostępu do danych, czasu przechowywania danych.
12.1. Minimalizacja zakresu
Firma zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.
Firma dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
12.2. Minimalizacja dostępu
Firma stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów, w których są dane osobowe).
Firma stosuje kontrolę dostępu fizycznego.
Firma dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach stanowisk osób oraz zmianach podmiotów przetwarzających.
Firma dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.
12.3. Minimalizacja czasu
Firma wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.
Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu, są usuwane z systemów Firmy. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.
13. BEZPIECZEŃSTWO
13.1 Firma zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych. W tym celu przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych, kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają, przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Firma analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
13.2. Firma dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.
13.3. Firma stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.
13.4. Firma wprowadziła i stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
14. PRZETWARZAJĄCY
Firma dokonuje starannego doboru i weryfikacji przetwarzających dane na jej rzecz w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na administratorze.